Сейчас электронная почта практически вытеснила обычную, если речь идет именно о письмах. И слыша слово «письмо» мы с большей вероятностью представим себе компьютер и электронный почтовый ящик. И раз уж электронная почта так прочно вошла в нашу жизнь, стоит придерживаться некоторых правил, многие и которых помогут адресату получить ваше письмо и правильно на него отреагировать.
Впервые отправляя кому-то письмо, стоит проверить, что в настройках вашей почты указано отображать ваши имя и фамилию, а не просто название вашего ящика, особенно если оно шутливое или фривольное. Так у вашего письма гораздо больше шансов не отправиться сразу же в папку «Спам».
К тому же и сам заголовок вашего письма должен быть как можно более информативным, понятным и заинтересовывающим. Но избегайте различных абстрактных слов и восторженных возгласов – просто донесите информацию о содержании письма максимально корректно.
Лучше всего обращаться к человеку по имени или по имени отчеству. Если вы пишете в какую-либо организацию на общий адрес и не знаете точно, к кому письмо попадет, попробуйте посмотреть имя секретаря на сайте организации.
Главное содержание должно находится не в присоединенных файлах, а в самом теле письма. Стоит написать хотя бы пару строк, чтобы объяснить, что именно во вложениях находится.
Не стоит писать слишком длинные письма, особенно если это не личная, а рабочая переписка. Также писать лучше просто, не используя сложных оборотов, непривычных слов. Обязательно следует разбивать текст на абзацы, выделять наиболее важные места, стараться не допускать ошибок и опечаток, проверять свой текст перед отправкой. Лучше всего перечитывать его два раза, обращая внимание и на стиль, и на повторы слов. Ваш текст должен читаться легко, тогда и смысл его будет более понятен.
Если в первых строках вы сошлетесь на какого-либо общего знакомого, то вы больше расположите к себе адресата, перестав быть совершенно незнакомым человеком.
Чтобы убедиться, что послание ваше точно дошло, задайте какой-либо вопрос в письме. Или просто установите отслеживание прочтения вашего письма, если такая возможность есть. В крайнем случае просто перезвоните и уточните.
Время отправки также имеет большое значение – не стоит писать в нерабочее время, перед выходными или перед праздниками, если в этом нет острой необходимости. Лучше всего это делать днем перед обедом.
