Электронная почта значительно облегчила жизнь современного человека и дала большие возможности для общения с теми людьми, которые находятся от вас на значительном расстоянии. Неважно, начальник ли это, находящийся на другом этаже вашего офисного здания или родственник из Австралии, ваше электронное письмо будет доставлено мгновенно и без дополнительных затрат на пересылку.
Содержание:
Этапы написания емайла
Чтобы написать ваше электронное письмо, нужно знать адрес собеседника. Как правило, в аббревиатуре адреса присутствует знак @, который в народе называют «собака». Адрес может быть рабочий, тогда после собаки принято указывать сокращенное название организации либо личный, который можно завести на одном из многочисленных почтовых ресурсов сети.
Для создания собственного почтового ящика сервис попросит вас зарегистрироваться, заполнить анкету, придумать свой индивидуальный пароль и логин, после чего вам будет предоставлен доступ к личному электронному ящику.
Совет: придумывайте логин по понятной вам схеме, это может быть комбинация из ваших личных данных или информация, которую легко запомнить. А вот пароль, наоборот, должен быть довольно сложным во избежание доступа злоумышленников к вашим личным данным.
Примеры электронных адресов: veracc1514@yandex.ru, semensap@mail.ru, olek1111@gmail.ru, alicook10@rambler.ru.
В организациях для сотрудников создают почтовые адреса соответствующие службы.
Тема
Вы хотите, чтобы вам ответили срочно, или это может подождать? Ваше сообщение носит деловой характер, или оно игривое и настраивает на отдых? Все это отражается в теме письма, и ваш визави увидит тему в первую очередь. Кроме того, если в ящике множество сообщений, по теме письма просто искать нужную информацию. Обратите внимание на то, чтобы тема отражала содержание письма в кратком и понятном собеседнику виде. Желательно, чтобы присутствовала конкретика.
Содержание письма
К содержанию писем нет никаких требований, если это личные переписки, тогда как к деловым применимы следующие пожелания:
- В случае когда электронное письмо имеет деловой характер, в нем должна быть информация, касающаяся непосредственно решаемой проблемы.
- Письмо не должно быть слишком объемным. Человек, читающий множество сообщений, как правило, делает это бегло, стараясь быстрее ухватить суть письма. Поэтому ваша основная задача, четко и грамотно описать суть проблемы и суть вашего обращения. Описание деталей допустимо в сжатом или общем виде.
- Если вы обмениваетесь информацией после какого-либо обсуждения или совместного совещания, напомните собеседнику о теме, которую вы обсуждали либо переписке, которая велась ранее. Можно вставить в письмо несколько цитат из предыдущих сообщений, они помогут собеседнику сориентироваться, о чем шла речь в предыдущих сообщениях.
Грамотность сообщения
Грамотно составленное послание говорит, в первую очередь, об уважении к собеседнику:
- Образ построения фраз, грамотность написания слов, правильные знаки препинания в письмах показывают уровень образования и компетенции сотрудника. Не стоит пренебрегать этими моментами.
- Тарабарский язык в деловой переписке неуместен и может быть воспринят собеседником с недоумением.
- Если есть сомнения по поводу написания тех или иных слов, можно проверить их в соответствующих сервисах.
- Перед отправкой обязательно перечитайте ваше сообщение, возможно, ваш стиль требует правок или улучшений.
Специальные возможности
Выделение шрифтом, множество смайлов различных интерпретаций допустимы только в личных сообщениях. Эмоции в деловом письме производят на собеседника негативное впечатление.
Если требуется пояснить ваше письмо с помощью какого-либо наглядного материала, то есть возможность вставки в письмо соответствующего файла. Единственная проблема, которая может здесь возникнуть — большой объем вставки. В этом случае можно воспользоваться архиватором и сжать картинку, фото или таблицу.
Еще есть отличный прием работы с электронной почтой — пересылка обсуждаемой проблемы от всех заинтересованных лиц, которые принимали участие в обсуждении темы. Получается такое мини-совещание по электронной почте. Единственное, что нужно здесь учесть, чтобы размеры пересылки не были бесконечными, максимум 5—6 сообщений.
Подпись
«Это я, твоя Муся». Для личного сообщения так подписаться — отлично, в самый раз.
А вот в деловом сообщении необходимо правильно указать фамилию, должность и наименование организации со всеми телефонами, по которым с вами можно связаться. Это основные правила корпоративной этики по умолчанию.
Отправка
Итак, вы указали тему, внесли в адресную строку электронный адрес и произвели проверку вашего сообщения на структурированность и грамотность, подписали ваше сообщение. Последний этап — отправка. Воспользуйтесь специальной кнопкой почтовой программы. После отправки ваше письмо должно появиться в папке «Отправленные». Если оно зависло в папке «Исходящие», то, значит, слишком тяжелое и содержимое надо архивировать. Придется удалить сообщение и повторить всю процедуру заново.
Успехов в написании сообщений!
Видео
Из этого видео вы узнаете, как можно отправить поздравительную открытку по электронной почте.
